学校各部门在工作中形成的各类重要信息载体材料主要包括：纸质文件材料、声像材料及实物等。档案的立卷是指对这些材料进行的收集、分类、整理和组卷、装订的过程
一、档案材料的收集
1、档案材料的形成
（1）某项工作结束后形成的记录性、材料。
（2）上报材料备份。
（3）总结、统计、分析、归纳材料。
2、收集档案的材料要求
（1）材料用纸尽量要规格统一，以A4纸为宜（包括手写、打印、复印）。
（2）字迹清晰，书绘工整。（禁止用铅笔、圆珠笔等不耐久保存的书写工具）
（3）材料涉及的有关书写内容要完整，盖章、签字要齐备。
3、档案材料的收集范围
依照《辽宁工业大学各部门档案归档范围》进行。
二、纸质档案材料的立卷
档案材料的组卷一般是指对同一年度材料的组卷，这样做即是是档案分类的需要，也是档案材料逐年归档工作制度的要求。同一年度主要是指材料的形成年度或最后完成年度。
（一）文书档案的立卷
1、文书档案材料的组卷
校内发文：按文号单独组卷（不按类别）
上级文件：组卷主要参照此材料的形成部门或牵头落实部门来归卷。
其它材料：按类别或内容组卷，同一问题可组一卷或数卷。
每卷材料一般控制在200页以内。
2、卷内文件的排列顺序
批复、批示在前，请示报告在后；正件在前，附件在后；正本在前，定稿后；转发件在前，被转发件在后；结论性材料在前，依据性材料在后；其它文件材料按时间顺序排列。
3、卷内文件件数的确定
卷内文件的件数，一般以每份文件单独计算为一件；请示与批复，来文与复文一般应分别计算件数，正本、定稿、应分别计算件数；正件与附件，按一件计算。
4、卷内文件目录
顺序号：以卷内文件排列先后顺序填写的序号。
文 号：文件制发机关的发文字字号。
责任者：形成该文件的单位或对该文件负有责任的署名者
题 名：即文件标题，一般应照实抄录。没有标题或标题不能说明文件内容的文件，可以自拟标题，外加“[ ]”号。
日 期：文件的形成时间可省略“年”“月”“日”字，在表示年、月、日数的右下角加 “.”号。如2009.4.14
页 号：卷内每件文件材料开始页的编号，最后一件为文件材料起止页号。
5、材料的修裱
对于不符合装订要求的纸张要采取加边、折叠、修补和裱糊等措施；拆除文件材料上的金属物。以金属钉装订的书籍类材料可暂不拆除金属物。
6、填写卷内备考表
本卷情况说明：填写卷内文件缺损、修改、补充、撤出、销毁等情况。
立卷人：由组成本卷的责任者签名。
检查人：由对案卷质量进行审核的责任者签名。
7、拟定案卷标题
案卷标题一般拟写在卷皮上，是对本卷主要涵盖材料进行的概要、综合的描述。
要求： 结构要完整，外延和内含要清晰，要准确概括卷内文件主要责任者、内容、名称（文种），整个标题字数一般控制在50字以内，除会议文件外，避免用“×××”文件材料。
8、排定页号
卷内文件单面或双面只要有书写文字，均应一面编写一个页号；页号的位置在每面材料非装订线一侧的下角。
9、归档验收
立卷部门整理好案卷后，党政办公室派人检查合格后，填写移交目录，在次年六月以前，双方履行签字盖章手续，办理移交，并各执一份存查。
（二）教学档案的立卷
1、文件综合类，按文书档案的归卷方式进行
2、簿册、表单类
主要是按系、专业或班级归卷，采取哪一种要视数量的大小来决定。
卷内材料的排列顺序可以按学号、注册号、时间先后等要素排列。
卷内目录的样式可根据材料的实际形式灵活确定，不必套用文书档案的模式，但必须是有利于固定卷内纸张顺序、数量和快速查找
3、书籍类
一般采用一书一卷，组卷时，也不必再加卷皮，可采用贴签的形式，但签上的基本要素要与标准的卷皮内容相同。页号也不必再排定，沿用书籍原有页号即可。
（三）科研档案的立卷
1、文件综合类按文书档案的组卷方式进行
2、课题项目类
一般按课题组卷，一个课题一卷和数卷，课题内每份材料为一件（书籍品可独立成卷），一般按照正式报批材料在前，依据附属材料在后的顺序排列。卷内目录样式参照文档材料的形式编定。
3、独立的横向协议书，合同书等材料可采用数项一卷进行组合，每卷总的页数一般控制在200页以内。
4、非纸质的照片、多媒体材料可单独归档，但要在对应的课题卷内备考表中加以说明。
（四）设备档案的立卷
1、文档类按文书档案的立卷形式进行。
2、设备项目类
设备档案材料，按设备名称归卷，设备档案一般是指大中型设备的随机附属材料，设备档案的组卷可以采用档案袋或档案盒替代形式，一个档案袋即为一卷。一个档案盒是一卷或数卷。
页数较多的设备说明书可单独组成一卷或数卷。设备说明书应复制副本并留存在该设备使用部门，以便随时查寻。
卷内材料目录与备考表要附在袋（盒）内，内容要详实。
由于装箱文字材料大多规格不一，一般不宜装订，每份材料为一件，并附予独立页号。
3、独立或综合的设备购置与管护协议书，合同书、等可独立组卷，一般要装订成册。
（五）后勤档案的立卷
1、文档类参照文书档案立卷形式进行。
2、基建项目类
基建项目类图纸类档案在设计单位，图纸组卷就已经完成，不宜再进行重新分卷， 要充分利用原基础，但工程参改图纸如有散页要进行组卷。基建图纸通常为一盒一卷，或一盒数卷，卷内备考表要附在盒内。
（六）财会档案的组卷
1、文档类材料参照文书档案立卷形式进行。
2、会计档案的组卷要依照会计档案的自有特点进行。但装订线设置和组卷厚度应考虑不影响日后查找和复制。
3、会计档案的卷内目录可以省略，但卷内最后页应有备考栏。
（七）出版档案的组卷
1、文档类材料，参照文书档案立卷方式进行。
2、刊物类
刊物类，一期刊物为一卷，不加卷皮，但可贴卷签，样式与书籍的组卷方式相同。
三、特殊载体档案的立卷
1、声像档案材料立卷
声像档案材料包括照片、磁带国、录像带、幻灯片、光盘等材料
声像档案所反映的内容可以分属纸质档案材料对应的各个类别，但由于特殊的载体形式和相对苛刻的保管条件，而需要单独立卷和归档，并赋予它们独立的档案类别，单独保存。
这些特殊档案材料的立卷，主要是因应材料的特殊样式而采用特殊或特定的装具进行封装，卷内目录和备考表均可参照纸质档案案卷的样式。
2、实物材料的立卷
（1）实物材料的翻拍
实物档案在归档
实物是档案材料的重要组成部分，由于材料的材质、形状、大小各种各样，因此无法进行标准的立卷，目前一般采用整体包装的形式。归档部门负责将需要归档的实物材料进行包装（组卷）
实物的“组卷”：一般采用一物一卷。根据实际状况，一箱一卷或一箱数卷，有些时候，物品可能有附属件，则有可能出现一件数箱的情况，即是一卷数箱。
包装的样式：小件用特制盒，大件用标准箱或特制箱，再大件则以布件包裹。对于宜碎或宜变质的材料应在箱内放置防震材料或防腐材料。
实物的文字材料：纸箱侧面须贴上箱内物件的详细说明材料，这些说明必须包含纸质案卷卷内目录、卷内备考表上的基本条目和内容。
在实际操作中，大型实物，多数以展品的形式在学校的某一特定地点进行长期展出，特别是特大型实物材料更是如此，对于这些实物的“立卷”，主要是对这些实物的纸质文字材料组卷装订的过程。
总的来说，高校档案材料的立卷的根本目的就是最大限度做好档案材料的保管和利用，从这个目的出发，档案材料的立卷在符合一定的标准形式的同时，就可以根据实际情况对现有立卷方式加以不断的创新和改革。因此，各部门有关人员的对档案材料的立卷要不断加以研究和改进，使我校的档案归档工作不断取得进步。
